Документы и заказы
Заказ-наряд, акт, счёт и оплата — раздел «Заказ-наряды и акты», форма нового наряда и документооборот сервиса.
Что это и зачем
Любой ремонт в сервисе сопровождается документами: заказ-наряд (что планируем делать и почём), акт (что фактически выполнено), счёт (на оплату) и закрытие наряда после расчёта. GIPIX CRM собирает все эти документы в одном месте и проводит их по стадиям — от создания до закрытия.
Тариф Заказ-наряды, акты и счета доступны на тарифе Pro и выше. На Free в кассе можно вести доходы и расходы без полного документооборота.
Как открыть
Документы можно открыть тремя путями:
- Из карточки записи — блок Документы PDF (быстрее всего, прямо из визита).
- Из Кассы — при оформлении оплаты.
- Из раздела «Заказ-наряды и акты» (адрес
/documents) — общий список всех документов с воронкой стадий.
Что на экране: «Заказ-наряды и акты»
Рис. — Воронка стадий документа сверху, ниже — таблица всех заказ-нарядов с поиском.
Сверху страницы — воронка стадий с числами: видно, сколько документов на каждом этапе.
| Стадия воронки | Тип документа | Что делать дальше |
|---|---|---|
| Наряд создан | Заказ-наряд | Начать ремонт → стадия «В работе» |
| В работе | Заказ-наряд | После завершения работ — создать акт |
| К оплате | Акт работ | Принять оплату в Кассе или выставить счёт |
| Счёт | Счёт на оплату | Дождаться оплаты по безналу |
| Закрыто | Архив нарядов | Наряд полностью рассчитан |
Справа вверху — кнопки управления:
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| Конструктор | Настройка шаблонов и видимости блоков в документах (см. Модули) |
| Переход в кассу для приёма оплаты | |
| Новый наряд | Создать новый заказ-наряд |
Ниже — таблица заказ-нарядов: номер, клиент, автомобиль, мастер, дата, сумма, статус оплаты. Над таблицей — поиск по клиенту, авто или номеру наряда.
Сценарий: создать новый заказ-наряд
Рис. — Форма нового наряда: блоки «Клиент», «Автомобиль» и таблица «Описание работ» с итогом и кнопкой создания.
Нажмите Новый наряд и заполните форму по блокам:
- Клиент — имя и телефон (или выбор из базы).
- Автомобиль — Модель, Год, Пробег, Гос.номер, VIN.
- Описание работ — таблица позиций. По каждой строке: наименование, кол-во, цена, сумма, мастер. Управляющие кнопки над таблицей:
| Кнопка | Назначение |
|---|---|
| + Строка | Добавить новую позицию работ |
| Расшифровка текста | Развернуть/добавить подробное описание |
| Справочник | Подставить услугу из справочника услуг |
| Колонка Н/ч | Включить колонку нормо-часов |
- Итого — сумма пересчитывается автоматически по строкам.
- Нажмите Создать заказ-наряд.
Создавайте наряд прямо из визита Если визит уже есть в системе, открывайте наряд из — клиент и автомобиль подставятся сами, не придётся вводить данные повторно.
Акт и счёт
После выполнения работ создайте Акт работ — он фиксирует фактически сделанное. В акте доступны действия PDF, Принять оплату и Выставить счёт. Счёт нужен, когда клиент (чаще юрлицо) платит по безналу.
Печать и реквизиты
Перед выдачей проверьте в PDF: номер документа, данные клиента, реквизиты сервиса, перечень работ и итоговую сумму.
Что показывать в документах — настраивается Видимостью блоков и шаблонами печатных форм управляет модуль «Конструктор документов». Включить и настроить его можно в разделе Модули.
Частые вопросы
Чем отличается заказ-наряд от акта? Заказ-наряд — это план: что собираемся делать и сколько это стоит, согласуется с клиентом до работ. Акт — итог: что реально выполнено, оформляется после ремонта.
Где принять оплату? В Кассе или прямо из акта кнопкой Принять оплату. После расчёта наряд переходит в стадию «закрытый».