Документы и заказы
Как оформлять заказ-наряд, акт выполненных работ, счет и оплату в GIPIX CRM.
Общая логика документов
В GIPIX документы идут цепочкой:
- Заказ-наряд - что планируется сделать, какие работы и запчасти согласованы, кто клиент и мастер.
- Акт выполненных работ - что фактически выполнено и на какую сумму.
- Счет - документ на оплату, если он нужен.
- Оплата - фиксация денег в кассе.
Такой порядок помогает связать ремонт, клиента, автомобиль, склад и кассу.
Список заказ-нарядов
Откройте список через Касса или быстрые ссылки на главной, если они включены.
На странице Заказ-наряды доступны:
- Касса - вернуться к кассовому модулю.
- Новый заказ-наряд - создать документ.
- фильтры Все, Созданы, В работе, Закрыты, Ждут оплаты.
Используйте статус Ждут оплаты, чтобы быстро найти клиентов, по которым работы закрыты, но деньги еще не проведены.
Как создать заказ-наряд
Нажмите Новый заказ-наряд. Форма состоит из четырех шагов:
- Клиент и контакты - ФИО, телефон, адрес или выбор клиента из базы.
- Автомобиль - марка и модель, год, пробег, VIN, госномер.
- Работы и запчасти - услуги, текстовое описание, нормы, запчасти со склада.
- Финансы и сохранение - суммы, скидка, аванс, мастер, срок выполнения и примечания.
Если клиент уже есть в CRM, используйте Выбрать клиента из базы. Так в документ подтянутся данные и история останется связанной.
Работы и запчасти в наряде
В блоке работ можно:
- выбрать услугу из справочника;
- добавить строку вручную;
- включить расчет по нормо-часам;
- разобрать текст в таблицу, если работы внесены списком;
- добавить запчасти со склада;
- перейти в Мастера и услуги или Склад, если нужно уточнить справочник.
Перед сохранением проверьте количество, цену, скидку и итог. Ошибка в строке работ попадет в акт, счет и печатные формы.
Финансы
В заказ-наряде можно указать:
- сумму до скидки;
- скидку в процентах или рублях;
- итог со скидкой;
- аванс;
- мастера;
- срок выполнения;
- примечания.
Если клиент внес аванс, зафиксируйте его сразу. Так администратору будет проще понять, сколько осталось оплатить.
Акт выполненных работ
После согласования или выполнения работ создайте акт кнопкой Создать акт или Сохранить и создать акт.
В акте доступны:
- переход К наряду;
- PDF акт и PDF наряд;
- редактирование работ;
- подбор запчастей со склада;
- финансовый блок;
- Принять оплату;
- Выставить счет.
Акт должен отражать фактически выполненные работы. Если план изменился, исправьте акт до передачи клиенту.
Счет и оплата
Если нужен счет, нажмите Выставить счет. В счете проверьте плательщика, ИНН, КПП, адрес и примечания. После оплаты можно зафиксировать оплату по расчетному счету, если такая кнопка доступна.
Если клиент платит наличными, картой или другим способом через кассу, используйте Принять оплату в акте или Кассе.
Печатные формы
Для наряда, акта и счета доступны PDF-документы. Перед выдачей клиенту проверьте:
- номер документа;
- данные клиента и автомобиля;
- реквизиты вашей организации;
- список работ и запчастей;
- скидки, аванс и итог;
- подписи и примечания.
Реквизиты берутся из Настроек. Если в PDF ошибка в компании, исправьте настройки и сформируйте документ заново.
Связь с другими разделами
- Деньги и отчеты по оплатам: Касса.
- Клиент и история: Клиенты.
- Услуги и мастера: Мастера и услуги.
- Запчасти: Склад запчастей.